Domov › Reference › SAR Avtomatizacija
Referenca — spletna aplikacija po meri
Gradbišča, delavci in ure na enem zaslonu.
SAR Avtomatizacija dela na več kot 20 gradbiščih z več kot 120 ljudmi. Delo je vodila v lastnih Excelovih datotekah: ena za evidenco ur, druga za zaposlene, tretja za gradbišča, četrta za potne naloge. Iz tega je nastala spletna aplikacija po meri, ki vse to vodi na enem mestu.
- PrejVsak podatek v svoji datoteki; kdor je hotel celotno sliko, jo je sestavil na roko.
- ZdajEna baza. Nalog, ura, delavec in gradbišče so zapisani enkrat in se berejo povsod.
- PrejStanje na gradbiščih je vedel tisti, ki je bil ravno na telefonu.
- ZdajNadzorna plošča na velikem zaslonu v avli pokaže stanje vsem hkrati.
Naročnik: SAR Avtomatizacija d.o.o., hčerinsko podjetje nemškega SAR Elektronic GmbH, ustanovljeno leta 2004 za prenos tehnologije na slovenski trg.
Kaj smo naredili: spletno aplikacijo po meri za gradbišča, naloge, delavce in njihove dokumente, ure, stroške, potne naloge, račune in obrazce za delo v tujini.
Rezultat: mesečni obračun ur, ki je prej vzel tri dni, je narejen v eni minuti.
Tehnologija: PHP in MySQL. Izdelava je trajala dobrega pol leta.
Kaj je bilo narobe
Excel zmore veliko, dokler ni v njem vse.
V podjetju so si datoteke izdelali sami in so delale. Težava ni bil Excel, ampak to, da je bilo istih podatkov v njem več različic.
- Evidenca ur, zaposlenih, gradbišč in potnih nalogov v ločenih datotekah.
- Isti delavec zapisan na več mestih, vsakič nekoliko drugače.
- Pregled nad stanjem gradbišč samo pri tistem, ki je datoteke vodil.
- Obračun ur konec meseca s prepisovanjem iz preglednic — tri dni dela.
- Dokumenti o zaposlitvi, zavarovanjih in izpitih ločeni od delavca.
- Dostop samo z računalnika v pisarni.
Nadzorna plošča
Stanje podjetja na enem pogledu.
V avli SAR je velik zaslon, na katerem je nadzorna plošča odprta ves dan. Kdor gre mimo, vidi, koliko monterjev je danes zunaj, na katerih gradbiščih in koliko ur je v mesecu že vpisanih. Vodja projekta zato ne kliče na gradbišča, da bi izvedel, kje je kdo. Rdeča ploščica je za tajništvo: pove, komu je potekel ali bo kmalu potekel kakšen dokument.
Iz česa je sestavljena
Osem modulov, ena baza.
Aplikacija je nastala po modulih in tako je tudi šla v uporabo — ne naenkrat.
Nadzorna plošča
Gradbišča, delavci na posameznem gradbišču, lokacija vozil ter stanje dela in ur.
Nalog za gradbišče
Vsako gradbišče ima svoj nalog s celotnim pregledom ur, števila delavcev, terminov in prenočišč.
Ure
Delovodja vpiše prihod in odhod delavcev. Sistem sam izračuna ure, porabljen čas in izpolnitev plana ur ali presežek.
Stroški in donosnost
Vodijo se stroški, iz njih se izračuna donosnost (ROI) posameznega gradbišča in posamezne stranke.
Obrazci za delo v tujini
Vse obrazce, ki jih delavci potrebujejo za delo v tujini, pripravijo v sistemu.
Potni nalogi in računi
Potni nalogi in računi strankam nastanejo v sistemu, iz podatkov naloga.
Delavci in dokumentacija
Pogodbe o zaposlitvi, zavarovanja, delovna mesta, izpiti in potrdila, pripeti na delavca. Vodijo se tudi kooperanti in njihovi zaposleni.
Prenočišča po krajih
Ko ekipa spet dela v istem kraju, je takoj jasno, kje je že prenočila in kam se lahko vrne.
Zemljevid gradbišč
Kje so ekipe ta teden.
Gradbišča SAR so razpršena po Sloveniji in tujini, ekipe pa se med njimi selijo. Na zemljevidu na plošči je vsak odprt nalog v svoji barvi, ob strani pa, koliko ljudi je danes na katerem in kdo ga vodi. Takoj se vidi tudi gradbišče, ki je danes brez ljudi.
Delovni nalog
Nalog pove, kdo je kje in zakaj.
Ko SAR dobi naročilo, v pisarni odprejo nalog in nanj vpišejo številko naročila in AN, ki ju naročnik pozneje pričakuje na računu. Monterje razporedijo za cel mesec, kooperante na isti nalog kot lastne ljudi. Na nalogu je zapisano tudi prenočišče, ker ekipe v tujini spijo ob gradbišču.
Dodeljevanje gradbišč
Za vsakega človeka vsak dan.
Razpored za mesec naredijo v pisarni na tej mreži. Poleg gradbišč so v njej trije nalogi, ki jih SAR uporablja vsak dan: 99 Doma, 98 Bolniška in 97 Slovenija. Tako je za vsakega človeka zapisano, kje je bil vsak dan, tudi ko ni bil na gradbišču. Iz tega zapisa nastanejo ure in obračun.
Vozila
Kombi gre z ekipo, ki se z njim pelje.
Monterji se na gradbišča v tujini vozijo s službenimi vozili, skupaj. V mreži vozil je za vsak dan zapisano, katero vozilo je bilo na katerem nalogu. Konec meseca pisarna iz tega pripravi potne naloge, ne da bi spraševala, kdo je vozil kam.
Vodenje ur
Ura se vpiše enkrat, obračun se izračuna sam.
Ure v pisarni vpisujejo za vsako gradbišče mesec naenkrat. Pri prenovi smo vnos prilagodili temu, kako tam delajo: želeli so tipkati, ne klikati, zato se celica označi z enim klikom, čas pa vpiše s tipkovnico, cel teden pa se skopira s Ctrl+C in Ctrl+V. Mesec na največjem gradbišču se je prej nalagal skoraj deset sekund, zdaj manj kot pol.
Pregled vnosa ur
Konec meseca: kje ure še manjkajo.
Ta seznam je prvi korak mesečnega obračuna. Pri vsakem gradbišču piše, koliko ljudi je bilo razporejenih in do katerega dne so ure vpisane. Kjer ur še ni, pisarna ve, koga mora poklicati, preden gredo ure v obračun. Zato obračun, ki je prej vzel tri dni, zdaj traja minuto.
Obračun ur in plače
Iz ur naravnost v plače.
Ko so ure gradbišč vpisane, jih portal razdeli tako, kot jih potrebuje računovodstvo: redne ure, nadure, nočno delo, delo ob nedeljah in praznikih, dopust in bolniška. Dneve na nalogih 98 Bolniška in 99 Doma prepozna sam. Pred potrditvijo kontrola evidenc pokaže, komu manjkajo ure ali kje se vnosi prekrivajo. Potrjen mesec se zaklene, da ga nihče več ne spremeni, računovodstvo pa dobi datoteko za uvoz v svoj program za plače.
Veljavnost dokumentov
Nihče ne odide s potečenim papirjem.
Monterji SAR delajo tudi v tujini, zato morajo imeti veljaven A1, zdravniški pregled, delovno dovoljenje in izpite za viličar in dvigalo. To tabelo gleda tajništvo: kar je poteklo ali bo kmalu, je obarvano, in se uredi, preden je človek razporejen na gradbišče.
Evidenca zaposlenih
Dokument stoji pri človeku, ne v mapi.
Pred portalom so bile pogodbe, zavarovanja in potrdila v mapah in v e-pošti. Zdaj ima vsak monter kartico z dokumenti in datumi veljavnosti, enako tudi kooperanti in njihovi delavci. Ko je treba nekoga napotiti, je vse, kar potrebuje, na enem mestu.
Statistika in poročila
Leto na enem zaslonu.
Vodstvo SAR s poročilom pregleda leto: koliko ur je bilo opravljenih in kako se to primerja s prejšnjim letom, koliko ljudi je bilo zunaj in kje je bilo največ dela. Ker so v portalu podatki od leta 2019, je na enem zaslonu tudi primerjava vseh let. Zneske računov v poročilih vidi samo vodstvo.
Računi
Račun nastane iz naloga.
SAR dela tudi za naročnike v tujini, zato je isti račun lahko v slovenščini, nemščini ali angleščini, z obrnjeno davčno obveznostjo. Številka naročila in AN prideta na račun z naloga, nihče ju ne prepisuje. Konec meseca pisarna natisne zbirni PDF po državah ali po plačilu.
Aplikacija Teren
Vodja gradbišča dela s telefonom
Teren je del portala za vodje gradbišč SAR. Na telefonu se odpre na gradbišču, kjer je vodja; z vklopljeno lokacijo izbere najbližje. Ko pisarna pošlje sporočilo ali spremeni nalog, vodja dobi potisno obvestilo in odgovori kar z gradbišča. Nameščati ni treba ničesar: ikona na začetnem zaslonu, iPhone ali Android.
Potisna obvestila
Sporočilo iz pisarne ali nov nalog se pokaže na zaklenjenem zaslonu. Nujno gre še po e-pošti.
Vidim, OK, Težava
Vodja se na sporočilo odzove z enim dotikom, pisarna vidi, kdo ga je prebral.
Slike z gradbišča
Fotografija je takoj pri nalogu, pisarni je ni treba pošiljati posebej.
Podpisan nalog
Slika naloga in podpis naročnika na zaslonu telefona.
Ure ekipe za danes
Prihod, odhod in malica za vso ekipo z enim potrdilom.
QR koda
Koda na nalogu ali v vozilu odpre pravo gradbišče ali vozilo.
Navigacija
Pot do gradbišča z enim dotikom. Lokacija se zapiše samo ob vnosu, portal ljudem ne sledi.
Prijava s Face ID
Ali s prstnim odtisom, brez tipkanja gesla na gradbišču.
Možna nadgradnja z AI
Kaj bi pri SAR lahko delal AI
Portal je pripravljen, da mu dodamo AI. AI predlaga ali pripravi osnutek, v pisarni ga potrdijo ali popravijo. Nič ne gre v razpored, obračun ali k naročniku brez potrditve.
Razpored za naslednji teden
AI ga pripravi iz odprtih nalogov, prostih monterjev, veljavnih A1 in izpitov ter prostih sedežev v vozilih. Pisarna ga popravi v isti mreži, kjer razporeja zdaj.
Delovni listi in potrdila s terena
Vodja fotografira podpisan delovni list ali zdravniško potrdilo. AI vpiše ure k nalogu, datum veljavnosti pa k monterju.
Vprašanja o podatkih od leta 2019
»Koliko ur smo lani porabili pri tem naročniku?« ali »Kdo je že delal v tem kraju?« Odgovor brez brskanja po statistiki.
Poročilo za naročnika
Vodja zvečer v telefon pove, kaj so naredili. AI zapiše poročilo, za naročnika v tujini v njegovem jeziku.
Kontrola pred obračunom
AI označi ure, ki se ne ujemajo z razporedom, na primer ure na dan z nalogom 98 Bolniška.
Ponedeljkov pregled
Komu ta mesec poteče A1, kje manjkajo ure in kateri nalog se izteče, v enem kratkem povzetku.
Potek
Od prve skice do zadnjega poročila.
- 01
Analiza postopkov
Pregledali smo njihove Excelove datoteke in delo na gradbiščih. Iz tega je nastal seznam modulov.
- 02
Zasnova
Zgradba baze in poti skozi aplikacijo — kaj kdo vidi in kaj sme urejati.
- 03
Izdelava
PHP in MySQL. Izdelava je trajala dobrega pol leta.
- 04
Uvajanje
V uporabo po modulih, ne naenkrat. Najprej nalogi in ure, nato ostalo.
- 05
Skrb po objavi
Dopolnitve po njihovih željah, gostovanje in vzdrževanje.
Izid
Kaj imajo od tega
1 minuta
Toliko traja mesečni obračun ur. Prej je vzel tri dni.
20+ gradbišč
In več kot 120 ljudi v eni bazi namesto v štirih Excelovih datotekah.
ROI na gradbišče
Iz vodenih stroškov je vidna donosnost vsakega gradbišča in vsake stranke.
Plan ur
Iz prihodov in odhodov je takoj jasno, ali je plan izpolnjen ali presežen.
Dokumenti sami
Potni nalogi, računi strankam in obrazci za delo v tujini nastanejo iz podatkov naloga.
Od kjerkoli
Aplikacija teče v oblaku, dostop je mogoč tudi z gradbišča.
Izjava naročnika
Kaj pravijo pri SAR
»V podjetju SAR avtomatizacija smo del poslovanja nadzirali in vodili s pomočjo excel tabel lastne izdelave. Zaradi varnosti, dostopnosti in enostavnejše uporabe smo iskali partnerja, ki bi bil voljan prisluhniti našim željam in sposoben zaznati naše potrebe, ki jih v večini niti sami nismo znali natančno definirati. Milan in Aljoša sta potrpežljivo poslušala naše zahteve in želje, končni izdelek pa je naša pričakovanja absolutno presegel.«
Bojan KlaričSAR Avtomatizacija
Zaključek
Kaj smo se naučili
Pri tem projektu se je najbolj obnesla odločitev, da gre v uporabo po modulih. Ljudje so se navadili na enega, preden je prišel naslednji, zato prehod z Excela ni bil skok v temo.
Povezano
Rešitev, članek in storitev.
Aplikacija za vodenje gradbišč in delavcev
Kaj tak sistem zna in kako bi ga prilagodili vašemu podjetju.
Poglejte rešitev
Iz Excela v spletno aplikacijo: kdaj se preglednica izčrpa
Članek o tem, kdaj preglednice ne zadoščajo več in kako poteka prehod.
Preberite članek
Spletne aplikacije po meri
Kako poteka izdelava aplikacije po meri, koliko traja in zakaj je koda vaša.
Več o storitvi