Iz Excela v spletno aplikacijo: kdaj se preglednica izčrpa

Vsako podjetje, ki dela dlje kot nekaj let, ima svoj Excel. Tistega, ki se je začel kot seznam na eni strani, danes pa ima petnajst zavihkov, tri barvne legende in formulo, ki se je nihče več ne upa dotakniti. Deluje. Do dneva, ko ne deluje več.

Ta članek je o tistem dnevu in o tem, kaj pride za njim. Pisan je iz projektov, ki smo jih naredili od leta 1998 — od preprostih evidenc do aplikacij, ki tečejo po več gradbiščih hkrati.

Kdaj se preglednica izčrpa

Excel ni slabo orodje. Slab je takrat, ko ga uporabljamo za nekaj, čemur ni namenjen. Znaki so vedno isti:

• Datoteka potuje po e-pošti. Nekdo pošlje »končno_verzijo_2.xlsx«, nekdo drug medtem popravlja staro. Čez teden dni nihče ne ve, katera je prava.
• Dva človeka ne moreta delati hkrati. Ali pa lahko, pa se popravki tiho povozijo.
• Podatke prepisujete v drug program. Iz preglednice v računovodstvo, iz računovodstva nazaj v preglednico. Vsak prepis je priložnost za napako.
• Formul se nihče ne upa dotakniti. Napisal jih je sodelavec, ki ga ni več, in delujejo, dokler se nekaj ne premakne.
• Pravice ne obstajajo. Kdor ima datoteko, vidi vse — tudi plače, marže in nabavne cene.
• Ne veste, kdo je kaj spremenil. Ko se pojavi napaka, je ni mogoče izslediti.

Če prepoznate tri od šestih, preglednica ni več orodje, ampak tveganje.

Kaj pride namesto nje

Spletna aplikacija po meri je v osnovi isto kot preglednica: vnos, pravila, izpis. Razlika je v treh stvareh.

Podatki so na enem mestu. Ni verzij, ni datotek po e-pošti. Vsak vidi isto stanje, takoj. Deset ljudi lahko dela hkrati, ne da bi si stopali na prste.

Pravila so vgrajena. Kar je bilo prej v formuli, je zdaj v aplikaciji — in tam se ne podre, ko nekdo vstavi vrstico. Aplikacija tudi preveri, kar je treba preveriti: da je datum smiseln, da količina ni negativna, da kupec obstaja.

Vsak korak pusti sled. Kdo je kaj vnesel in kdaj. To ni nadzor zaradi nadzora — to je edini način, da se napako sploh da najti.

Kako to izgleda v praksi

Za SAR Avtomatizacijo smo naredili program, ki spremlja delo po gradbiščih. Prej so ure in materiale vodili v preglednicah, vsak vodja svojo. Danes se podatki vnašajo sproti, statistika po gradbiščih, zaposlenih in mesecih pa nastane sama. Nihče več ne sešteva ročno.

Za Metalindustry smo zgradili bazo podatkov kovinskopredelovalne industrije in spletni vmesnik nad njo. Podatkov ni bilo mogoče spraviti v noben standarden program — bili so preveč specifični za panogo.

Pri spletnih trgovinah se enako zgodi na drugi strani: naročila je treba prenesti v računovodstvo. Zato trgovino povežemo z Minimaxom ali Vascom in dvojnega vnosa ni več.

Kaj pa telefon

Marsikatero delo se ne dogaja za mizo. Popisi na terenu, prevzemi blaga, servisni obiski, delovni nalogi. Takrat ima smisel hibridna mobilna aplikacija — ena koda, ki teče na Androidu in iPhonu, in ista baza kot namizna različica.

Hibridna zato, ker je ceneje in hitreje kot dve ločeni aplikaciji, razlika v hitrosti pa je pri poslovnih aplikacijah zanemarljiva. Nativni razvoj priporočamo samo takrat, ko aplikacija res potrebuje kamero, senzorje ali delo brez povezave na zahtevnejši ravni.

Koliko traja in koliko stane

Poštena številka je odvisna od tega, koliko pravil je treba prenesti. Pri projektih, ki jih delamo, velja približno tole:

• Prva delujoča različica: praviloma štiri do osem tednov. Ne vsega naenkrat — najprej tisto, kar največ boli.
• Analiza pred razvojem: nekaj dni. Brez nje se vsak projekt podraži, ker se pravila odkrivajo sproti.
• Nadgradnje: po korakih, ko se pokaže, kaj ljudje v resnici uporabljajo.

Največji prihranek ni v ceni razvoja, ampak v urah, ki jih zdaj porabite za prepisovanje, iskanje prave verzije in popravljanje napak, ki nastanejo iz obojega.

Kdaj je Excel še vedno prava izbira

Ne bomo se pretvarjali, da je odgovor vedno aplikacija. Preglednica je še naprej boljša izbira, kadar:

• z njo dela en sam človek,
• gre za enkraten izračun ali analizo,
• se pravila še vedno spreminjajo vsak teden in še sami ne veste, kaj potrebujete,
• podatkov je malo in se ne prenašajo nikamor drugam.

Kdor pride k nam s preglednico, ki izpolnjuje te štiri točke, ga odslovimo. Prej ali slej se vrne — ampak takrat s pravim vprašanjem.

Prvi korak

Ni ga treba delati na veliko. Najboljši prvi korak je uro dolg pogovor, v katerem gremo čez vašo preglednico in ugotovimo, ali je sploh smiselno karkoli spreminjati. Če ni, vam to povemo.

Kako se lotimo razvoja in kaj vse smo že naredili, je opisano na strani

programske rešitve po meri. Če imate konkreten primer, nam ga opišite — povemo, koliko dela je v njem.