B2B portal za partnerje: kaj mora znati in kako ga povezati z ERP

B2B portal ni spletna trgovina z drugim cenikom. Je mesto, kjer vaš partner naroči brez telefona, vidi svoje cene in zalogo, potrdi naročilo pri svojem šefu in najde dobavnico od prejšnjega tedna. Če tega ne zna, bo še naprej klical — in vaš komercialist bo še naprej prepisoval.

Članek je pisan iz portalov, ki jih delamo za veleprodajo: od trgovine z opremo za alarmne sisteme, ki je povezana s Pantheonom, do naročanja za prevajalsko agencijo. Vse, kar je spodaj, teče nekje v uporabi.

Razlika med trgovino in portalom

V trgovini kupuje kdorkoli po enem ceniku in plača takoj. V portalu kupuje znan partner po svojem ceniku, plača po računu z zamikom in za naročilo pogosto potrebuje potrditev nekoga v svojem podjetju. Iz te razlike sledi vse ostalo: prijava pred vstopom, cene po kupcu, dokumenti, več uporabnikov na enega partnerja.

Deset funkcij, ki jih partner pričakuje

1. Osebni cenik in plačilni pogoji. Vsak partner vidi svoje cene, rabate in rok plačila — iz poslovnega sistema, ne iz posebne tabele v portalu.
2. Zaloga in dobavni rok v živo. Partner ne naroči tistega, česar ni, in ne kliče, da bi vprašal, kdaj bo.
3. Hitro naročanje po šifrah. Kdor naroča vsak teden, ne brska po kategorijah. Vpiše šifre in količine.
4. Uvoz naročila iz datoteke. Večja naročila pridejo iz partnerjevega sistema kot preglednica; portal jo prebere.
5. Ponovitev prejšnjega naročila. Ena poteza za redno naročilo.
6. Potrjevanje pri partnerju. Skladiščnik pripravi, vodja potrdi. Brez tega naročila ne gredo skozi portal, ampak po e-pošti.
7. Več uporabnikov, različne pravice. Kdo vidi cene, kdo naroča, kdo samo gleda.
8. Dokumenti na enem mestu. Ponudbe, računi, dobavnice, odprte postavke — brez klica v računovodstvo.
9. Status naročila in reklamacije. Kje je paket, kaj je bilo vrnjeno in zakaj.
10. Izvoz za partnerjev sistem. Ceniki in zaloga v XML ali CSV, da jih partner uvozi v svojo trgovino.

Če portal zna prvih dveh in šesto, partnerji preidejo nanj. Ostalo jih tam zadrži.

Povezava z ERP: kdo je vir resnice

Največja napaka pri B2B portalih je, da cene in zaloge živijo na dveh mestih. Portal mora biti okno v poslovni sistem, ne njegova kopija. Pri trgovini, povezani s Pantheonom Datalab, artikli, cene in zaloge prihajajo iz Pantheona; portal jih prikaže in vanj vrne naročilo. V trgovini ni ničesar, kar bi bilo treba vzdrževati dvakrat.

Kaj se sinhronizira in v katero smer:

Ali ima vaš ERP »API«, je manj pomembno, kot se zdi. Pomembno je, ali so v njem cene po partnerju res urejene. Če so rabati v glavi komercialista, jih mora najprej nekdo zapisati — to je delo, ki ga popis odkrije in ki ga noben portal ne naredi sam.

Kaj pripravi naročnik

• šifrant artiklov s slikami in opisi (slike so vedno največji zamik);
• ceniki in rabati po skupinah partnerjev, zapisani v ERP;
• seznam partnerjev z uporabniki in kdo sme kaj;
• pravila: minimalno naročilo, potrjevanje, plačilni roki, dostava;
• eno osebo, ki odloča, ko se pravila med seboj tepejo.

Koliko stane in koliko traja

Na slovenskem trgu je ceno B2B rešitve javno objavil en ponudnik (qstom.si: 3.490 € brez DDV za paket na OpenCartu, brez povezave z ERP). Razponi, ki krožijo po trgu, so 2.000 € za preprosto B2B trgovino na WooCommerceu, 5.000–10.000 € s povezavo na ERP in več pri večjih platformah. Pri nas je fiksna cena popisa, izvedba pa razpon po tem, kaj se povezuje in koliko pravil ima naročanje. Prva različica s ceniki, zalogo in naročanjem je pri urejenih podatkih v uporabi v nekaj tednih; največ časa vzamejo slike in rabati, ki jih je treba šele zapisati.

Portal, ki ga partnerji ne uporabljajo, ni tehnični problem. Navadno manjka ena od prvih treh funkcij — ali pa cene v portalu niso enake tistim na računu.

Napake, ki jih vidimo

• portal z lastnim cenikom, ki se z ERP-jem »usklajuje ročno«;
• en uporabnik na partnerja — potem naroča tajnica pod šefovim imenom;
• brez dokumentov — partner še vedno kliče v računovodstvo;
• zagon z vsemi partnerji hkrati namesto s tremi, ki naročajo največ.

Kaj vse zna B2B trgovina, ki jo postavimo, in kako je videti, je na strani B2B spletna trgovina; primer trgovine, povezane s Pantheonom, je med referencami. Če vaši partnerji še naročajo po telefonu, nam napišite, koliko jih je in kateri ERP uporabljate.