Izmenjava podatkov med programi v elektronskem poslovanju

Izmenjava podatkov med programi je najpogostejši razlog, da nas podjetja pokličejo. Ne zaradi nove strani ali trgovine, ampak zato, ker nekdo vsak dan prepisuje naročila iz trgovine v računovodstvo ali cene od dobavitelja v trgovino. Ta članek pove, kako se programi pogovarjajo, na dveh primerih pokaže, kaj to pomeni v praksi, in našteje, kje se povezave zalomijo.

Štirje načini, kako se programa pogovarjata

Prvo vprašanje pri vsaki povezavi ni »ali ima program API«, ampak kateri program je vir resnice za kateri podatek. Cena in zaloga sta praviloma v poslovnem sistemu; naročilo nastane v trgovini; kupec nastane v trgovini in gre v računovodstvo. Ko je to zapisano, je izbira načina lahka.

Primer 1: trgovina in računovodski program Minimax

Lastnik trgovine ima v Minimaxu vse izdelke — opise, cene, zaloge, akcije. Namesto da bi jih vnašal še v trgovino, smo naredili modul, ki se poveže v Minimax in v trgovini posodobi podatke; naročila pa gredo v obratno smer, s kupcem in postavkami, tako da račun nastane iz naročila, ne iz prepisa. Kako modul deluje po korakih, je opisano v članku Povezava spletne trgovine z Minimaxom.

Primer 2: trgovina s pnevmatikami in dobavitelji

Prodaja pnevmatik se je v veliki meri preselila na splet; ker je veleprodajalcev veliko, so cene in zaloge stalno v gibanju. Za Pnevmatik center Širnik smo naredili trgovino, ki podatke prevzema od dobaviteljev vsako uro — v eni sinhronizaciji se osveži več kot 20.000 pnevmatik. Za vsakega dobavitelja in proizvajalca ima uporabnik svoj popust ali maržo; prodajna cena se izračuna ob prenosu, ne na roko. Več v študiji primera.

Kje se povezave zalomijo

Tehnika je redko težava. Težave so v podatkih:

• šifre — isti izdelek ima v dveh programih dve šifri; brez skupnega ključa povezave ni;
• enote in pakiranja — kos, zavitek po 12, paleta: kateri program šteje kaj;
• stopnje DDV in cene z DDV ali brez — najpogostejši vir napačnih zneskov;
• znaki — šumniki, narekovaji in podpičja v CSV datotekah;
• izjeme — »ta kupec ima drugačen popust, ampak samo pri tem programu«;
• spremembe brez opozorila — dobavitelj doda stolpec in uvoz se ustavi.

Zato ima vsaka naša povezava dnevnik prenosov in opozorilo, kadar prenos ne uspe. Povezava, ki tiho odpove, je slabša od nobene, ker ji ljudje zaupajo.

S čim se povezujemo

Minimax, Vasco, Pantheon Datalab, e-računi, skladiščni in proizvodni programi, dobavitelji prek datotek ali vmesnikov. Kjer vmesnika ni, pripravimo izmenjavo datotek po urniku. Pri B2B trgovini je povezava s poslovnim sistemom bistvo rešitve — artikli, cene in zaloge prihajajo iz ERP-ja, naročila gredo vanj nazaj.

Kaj pripraviti, preden pokličete

1. seznam programov, ki jih uporabljate, in kaj v katerem nastane;
2. en podatek, ki ga danes prepisujete — z njim začnemo;
3. dostop do dokumentacije vmesnika ali primer izvozne datoteke;
4. kdo pri vas pozna šifrant in izjeme.

Kako se lotimo povezav in kaj vse smo že povezali, je na strani programske rešitve po meri. Če imate podatek, ki ga nekdo prepisuje vsak dan, nam napišite, kateri.