Program po meri ali standardna rešitev: kako se odločiti
Tri vprašanja, primerjava stroškov v petih letih in primeri iz prakse, kjer je standardna rešitev zmagala — in kjer ni.
Vsak teden nekdo vpraša isto: »Ali ne bi bilo ceneje kupiti standardno rešitev?« Odgovor je pogosto da. Ta članek pove, kdaj je da in kdaj ne — brez prodajanja, ker smo v obeh primerih že svetovali obratno od tistega, kar bi nam prineslo delo.
Tri vprašanja, ki odločijo
1. Ali standardna rešitev pokrije devet desetin tega, kar potrebujete?
Če da, ga vzemite. Preostala desetina je navadno navada, ne potreba. Če pokrije polovico, boste drugo polovico še naprej delali v preglednici — in imeli dva sistema namesto enega.
2. Ali je vaš postopek tisto, po čemer vas stranke izbirajo?
Računovodstvo ni. Način, kako prevajalska agencija izračuna maržo pred ponudbo, ali kako gradbeno podjetje razporeja ljudi po gradbiščih v treh državah, pa je. Kar vas loči od konkurence, se ne sme prilagajati tujemu programu.
3. Koliko boste plačali v petih letih?
Standardna rešitev je poceni prvi mesec in draga peto leto. Program po meri je obratno. Primerjava ima smisel samo na pet let in samo s pravimi številkami.
Primerjava, ki jo je treba narediti
| Standardna rešitev (naročnina) | Program po meri | |
|---|---|---|
| Strošek na začetku | nizek ali nič | analiza + izvedba |
| Mesečni strošek | na uporabnika, raste z ekipo | gostovanje in vzdrževanje, ne raste z ekipo |
| Prilagoditev postopku | vi se prilagodite programu | program se prilagodi vam |
| Povezava z vašim ERP | če jo ponudnik ima | del projekta |
| Lastništvo podatkov in kode | podatki vaši, koda ne | oboje vaše |
| Uvedba | hitra, brez vaših podatkov | daljša, z vašimi podatki od prvega dne |
| Kaj se zgodi ob prekinitvi | izvoz, kolikor ga ponudnik dovoli | program ostane pri vas |
Dva primera, kjer številke odločijo
Prevajalska agencija
Sistemi za vodenje prevajalskih agencij so naročniški in tuji. Edini z javnim cenikom (Protemos, po javnem ceniku) zaračuna 59 € na mesec za vsakega projektnega vodjo pri letni naročnini; agencija s tremi vodji plača 2.124 € na leto, s šestimi dvakrat toliko. Večji sistemi (XTRF) so po pregledih na Capterri okrog 9.000 dolarjev na leto in več. Po petih letih je to znesek, v katerem se lastna rešitev poplača — in ostane.
Evidenca ur na gradbišču
Tu je slika obratna. Standardne evidence delovnega časa so poceni: najcenejša objavljena (evidenca-ur.si, po javnem ceniku) stane 0,70–1,10 € na zaposlenega na mesec, dražje (8000plus) 29 € osnove in 15 € na uporabnika. Če potrebujete samo ure, vzemite standardno. Program po meri ima smisel šele, ko mora biti ura pripeta na nalog, gradbišče, vozilo in na potrdilo A1, ki mora biti veljavno ves čas dela v tujini. Takrat standardna rešitev ne zna in preglednica se vrne.
Kdaj zmaga standardna rešitev
- Računovodstvo, plače, e-računi. Tega ne programiramo nikomur.
- Trgovina z običajnim asortimanom in običajnimi cenami — WooCommerce s paketom je hitrejši in cenejši; kdaj ni, smo opisali pri trgovini po meri.
- Ko podjetje še ne ve, kako bo delalo čez leto. Standardno rešitev se da odpovedati; lastnega programa ne.
- Ko z orodjem dela en človek.
Tretja pot: standardna rešitev in most
Najpogostejša rešitev v praksi ni ne eno ne drugo. Računovodstvo ostane v Minimaxu ali Pantheonu, trgovina v WooCommerceu, po meri pa nastane samo tisto, kar je vaše: portal za partnerje, evidenca s terena, izračun ponudbe. Vmes je most, ki podatke prenaša samodejno. Tako smo povezali trgovino z Minimaxom in trgovino z opremo za alarmne sisteme s Pantheonom — artikli, cene in zaloge prihajajo iz poslovnega sistema, trgovina jih ne vzdržuje posebej.
Najdražji program je tisti, ki ga ljudje ne uporabljajo. Ni pomembno, ali gre za standardno rešitev ali program po meri.
Kako se odločiti v enem popoldnevu
- Zapišite pet stvari, ki jih vaš postopek mora znati. Ne dvajset — pet.
- Preizkusite dve standardni rešitvi s temi petimi točkami. Večina ima brezplačen mesec.
- Če oba pokrijeta štiri od petih, vzemite cenejšega.
- Če noben ne pokrije tretje, se pogovorimo o programu po meri — začne se s popisom, ne s ponudbo.
Rešitve, ki so nastale iz takih pogovorov, so na strani programske rešitve po meri. Če vam standardna rešitev ne pokrije tretje točke, nam napišite, katere.
Pogosta vprašanja
Vprašajte nasKaj je programska rešitev po meri?
Program, ki je narejen za postopek enega podjetja: njegove vloge, pravila in povezave. Od standardne rešitve se loči po tem, da se prilagodi podjetju, ne obratno, in da sta koda in podatki last naročnika.
Kdaj je standardna rešitev boljša izbira?
Kadar pokrije vsaj devet desetin tega, kar potrebujete, kadar z njim dela en človek ali kadar podjetje še ne ve, kako bo delalo čez leto. Računovodstva in plač ne programiramo nikomur.
Koliko stane standardna rešitev v primerjavi s programom po meri?
Standardna rešitev je naročnina na uporabnika in raste z ekipo; program po meri je enkraten strošek ter gostovanje in vzdrževanje. Primerjava ima smisel na pet let: pri prevajalski agenciji s tremi vodji je naročnina na tuj sistem po javnem ceniku okrog 2.100 € na leto.
Ali lahko standardna rešitev in program po meri delujeta skupaj?
Da, to je v praksi najpogosteje. Računovodstvo ali trgovina ostaneta v standardni rešitvi, po meri nastane samo vaš del, vmes pa most, ki podatke prenaša samodejno.
