Spletna prijava na tabor: kdaj je mesto res zasedeno

Starši prijave oddajajo zvečer in ob koncih tedna, ko organizatorja ni v pisarni. Če prijava pride po e-pošti ali telefonu, jo mora nekdo prepisati v seznam, preveriti prosta mesta in staršem poslati podatke za avans. Spletna prijava to delo prevzame, če so pravila zapisana pred prvo sezono.

Kdaj prijava zasede mesto

To pravilo zapišite najprej. Možnosti so tri.

• Ob oddaji prijave. Starš takoj ve, da je otrok prijavljen, zasedenost na strani pa kaže dejansko stanje. Določiti morate rok za avans in kaj se zgodi, če ga starš ne plača.
• Ob potrditvi organizatorja. Prijavo pregledate, preden jo sprejmete. Starš čaka na odgovor, prosta mesta na strani pa niso zanesljiva, dokler prijav ne potrdite.
• Ob plačilu avansa. Mesto dobi tisti, ki prvi plača. Več staršev lahko odda prijavo za isto mesto, zato morate tistim, ki ga niso dobili, to sporočiti.

V programu za kampe, ki ga izdelujemo, prijava zasede mesto ob oddaji. Ko je termin poln, se zapre ali odpre čakalno listo, kakor nastavi organizator.

Kaj vpraša prijavnica

Vprašajte po podatkih, ki jih boste pred taborom res uporabili. V našem programu starš izbere termin in vpiše ime in priimek otroka, datum rojstva, spol, svoj kontakt, velikost majice, posebnosti in podatke za bivanje. Ena prijava lahko zajame več terminov, zneski avansa se seštejejo.

Zaprt termin v obrazcu ni na voljo. Če je termin poln, gre prijava na čakalno listo, zato staršu ni treba klicati, ali je še kaj prostega.

Avans, vezan na prijavo

Po oddani prijavi starš dobi navodila za avans: UPN nalog s QR kodo, kjer sta namen in znesek izpolnjena iz prijave, ali spletno plačilo s kartico prek Stripe. Oboje je vezano na prijavo.

Pri vsaki prijavi vidite stanje plačila: še ni plačano, delno plačano, plačan avans ali plačano v celoti.

Čakalna lista za polne termine

Ko je termin poln, gre prijava na čakalno listo in je v pregledu prijav posebej označena. Ko se mesto sprosti, imate seznam kandidatov že pripravljen.

Vnaprej se dogovorite, komu ponudite sproščeno mesto: prvemu na listi ali po drugem pravilu, na primer zaradi razmerja med fanti in dekleti v skupini.

Kaj potrebujete teden pred začetkom

Teden pred taborom potrebujete seznam otrok za posamezen termin, število fantov in deklet, velikosti majic in podatke za razporeditev prenočišč. Če so vsi ti podatki že v prijavah, jih ni treba zbirati posebej. Na lokaciji je seznam dosegljiv tudi na telefonu.

Primer iz prakse

Na strani odbojkarskega kampa RM9 starši izberejo termin in prijavo oddajo kar na spletu. Kako so ti deli povezani v enem programu, je opisano na strani program za kampe in tabore.